Koosolekute hea tava
Austades iseenda ja kolleegide aega ning lähtudes töökorralduse reeglitest, tuletame meelde korrektse viisi koosolekute läbiviimiseks:
16. Koosolekute hea tava
16.1. Saada korrektne kutse vajalikele osalejatele:
16.1.1. koosoleku teema reale kirjuta eesmärk;
16.1.2. kutse sisusse kirjuta päevakorrapunktid või arutelu teema;
16.1.3. lisa koosoleku toimumise koht;
16.1.4. saada kutse ainult neile, keda koosolekul on tingimata vaja;
16.1.5. sisusse lisa info, millist eeltööd peaksid osalejad tegema;
16.1.6. lisa taustamaterjalid.
16.2. Koosoleku kokkukutsuja ei ajasta koosolekut selleks ajaks, kui osalejatel on kalendris kirjas mõni teine sündmus, st osalejale ei tekitata topelt broneeringuid.
Kui kutsuja näeb, et osaleja on hõivatud koosolekuks kavandataval ajal, siis võib temaga silmast silma või telefonis läbi rääkida ja uurida, kas ta saab ja tahab oma plaane muuta.
16.3. Koosoleku kokkukutsuja ei ajasta võimalusel koosolekut:
16.3.1. lõuna ajale ning arvestab tööpäeva lõppemise ajaga;
16.4. Koosolekute vahele jäta piisav aeg, 10-15 minutit, selleks valmistumiseks, vajadusel
koosolekule sõitmise aeg ning koosoleku kokkuvõtte laialisaatmiseks. Kui see aeg puudub, võib kutse põhjendusega tagasi lükata.
16.5. Osalejad aktsepteerivad, keelduvad kutsest lisades põhjendus või pakuvad uue aja kutse reageerimistegevuste kaudu.
16.6. Koosolekuks valmistuvad ette nii selle juht, kui ka osalejad. Kui kellelgi on ettevalmistus tegemata, siis ta annab sellest teistele piisavalt vara teada ning võimalusel jäetakse koosolek ära või lükatakse edasi. Ettevalmistamata koosolekul pole mõtet enda ja teiste aega raisata.
16.7. Koosolek algab täpselt. Hilinemine on hilineja mure. Koosolek lõpeb täpselt. Veel parem, kui koosolek lõpeb 5–15 minutit kokkulepitust varem, sest siis jõuavad osalejad õigeks ajaks uuele koosolekule. Koosoleku lõpus korrastavad osalejad ruumi.
16.8. Pikema, kui tunniajase koosoleku puhul planeeri sisse ka lühikesed pausid, nt 5 minutit.
16.9. Koosolekul räägib korraga üks inimene. Räägib lühidalt ja konkreetselt. Koosolekul saavad sõna kõik, kel midagi sisukat öelda.
16.10. Osalejad keskenduvad koosolekule. Sülearvutid ja päädid on lahti neil, kellel on seda vaja seoses koosolekuga. Kui keegi peab telefoniga rääkima keset koosolekut, siis ta lahkub telefonikõneks ruumist. Kui keegi peab arvutis midagi muud tegema koosoleku ajal, siis ta lahkub selleks ruumist.
16.11. Koosolek lõpeb kokkuvõttega, mis sisaldab järgmisi tegevusi, nende eest vastutajaid ja tähtaegu. Kui kokkuvõtet pole võimalik teha, siis edaspidi selliseid koosolekuid ei korraldata.
16.12. TLT soosib ja on loonud võimalused koosolekutel osaleda TLT-le sobiliku tarkvaralahenduse (nt Teams) vahendusel.
16.13. Videokohtumiste hea tava:
16.13.1. veendu enne koosoleku algust, et seadmed (mikrofon, kõlarid, veebikaamera jne) töötavad;
16.13.2. pane tähele, et sinu selja taga ei oleks infotahvlit võõrastele silmadele mittemõeldud infoga. Vajadusel kasuta Teamsi tausta;
16.13.3. vaikides on osalejate kaamerad ja mikrofonid välja lülitatud. Osaleja, kes räägib lülitab kaamera ja mikrofoni sisse
