Appi, ma pean hanke läbi viima ehk mida eelnevalt tähele panna?
Et hanke planeerimine, koostamine ja läbiviimine sujuks ning lõpptulemusega jääksid rahule kõik osapooled, tasub juba aegsasti läbi mõelda sellega seonduv.
Õigus- ja hankeosakonnast hankevaldkonna juht Laura Sulin selgitab, millele hanke läbiviimise erinevates etappides tähelepanu pöörama peab. „Võib tunduda, et läheme mõnikord liiga detailidesse ning vahel ei saa kolleegid ka aru, milleks see või too detail nii oluline on, kuid tegelikult on meie poolt antavad nõuanded ja küsimused kõigi meie endi huvides,“ on Laura Sulini sõnul hanke koostamisel oluline mõelda mitu sammu ette, et vältida hiljem tekkida võivaid küsimusi või probleeme.
Siin mõned soovitused kolleegidele, et hanked läheks ladusamalt:
Kõik saab alguse hankeplaanist
Head kolleegid, hankeosakonnal on käed tööd täis nagu meil kõigil. Selleks, et oma tööd planeerida, kõik vajalikud hanked toimuksid tõrgeteta ning nendega teataks arvestada ka eelarves, on olemas hankeplaan. Käesoleva aasta hankeplaan kinnitati juhatuses aasta alguses ning kuigi aasta jooksul on võimalik hankeplaani mõjuvatel põhjustel täiendada, on see juba keerulisem protsess, vajades juhatuse nõusolekut. Seega palun arvesta kõiki oma hangetega seonduvaid tegevusi planeerides hankeplaani andmetega. Hankeplaaniga seonduvad tähtajad on mõeldud protsessi hõlbustamiseks, töö sujuvuse tagamiseks ning eelkõige selleks, et jõuaksime kõik selleks aastaks planeeritud hanked ka tehtud.
Mõtle juba täna oma tulevikuvajadustele
Just, sest 2024. aasta hankeplaani koostamine ei ole enam mägede taga ning aeg läheb kiiresti. Juba täna tasub mõelda sellele, millised on Sinu osakonna töised vajadused järgmisel aastal (või on tarvidus koostada hange ja sõlmida leping, mis hõlmab mitme aasta vajadusi?) ning teha vajalikud ettevalmistused. Pane juba täna oma mõtted kirja, planeeri nii hanget kui eelarvet. Oleme hankeosakonnas Sulle nõu ja jõuga abiks, tule ja küsi, kui on tarvidust.
Tehniline kirjeldus – oluline osa hankest
Äärmiselt oluline on hanget koostades detailselt lahti kirjutada selle tehniline ehk sisuline pool ja läbi mõelda hanke maht, et kõik vajalik oleks kaetud. See aitab vältida hilisemaid arusaamatusi nii majas sees kui lepingupartneriga. Tehnilist kirjeldust tehes mõtle ühtlasi sellele, milliste hankedetailide maksumusi pakkujad peaksid esitama ning vajadusel arvesta ka hilisemate teenuste ja kuludega, näiteks hooldus või tagavaraosad. Meeles tasub pidada, et TLT ei maksa toote/teenuse eest kunagi ette ning hankimise kuldreegel on, et alati on hankijana parem olla ise töövõtjale natuke võlgu (nt täitmistagatised; maksmine siis, kui kõik on valmis jm), et töövõtja oleks motiveeritud lepingu korrektselt lõpuni täitma.
Turu-uuringut tehes avalikusta info hiljem hankes
Enne hanke koostamist on lubatud turu-uuringu tegemine, kuid sel juhul tasub meeles pidada, et hiljem on hankes tarvis avalikustada hanke kohta kogu info, mille said turu-uuringus osalejad. Hanget läbiviies ei tohi olla hange koostatud selliselt, et mõni konkreetne ettevõte on eelisseisus. Samuti tuleb turu-uuringu läbiviimise järgselt anda hankes pakkumuse tegemiseks veidi pikem aeg kui on seaduses minimaalne sätestatu, selle eesmärk on kõiki pakkujaid võimalikult võrdselt kohelda.
Hanget planeerides uuri, millega kolleegid tegelevad
Tõesti, oleme suur ettevõte ning alati ei tea üks, millega teine oma osakonnas tegeleb. Küll aga on tarvilik enne hanke koostama asumist kolleegidega suhelda ja selgitada välja, et ega keegi teine juba sarnase sisuga hanget ei planeeri või ehk on isegi samale asjale või teenusele juba hange tehtud, mis võib omakorda tähendada hangete summeerimise kohustust. Reeglina on mõistlik jõud ühendada ning planeerida üks suurem hange mitme väiksema asemel.
Kui vajad hanke ettevalmistamisel abi, soovid arutada või kellegagi oma mõtteid põrgatada, siis võid julgelt hankeosakonna poole pöörduda ja leiame koos lahenduse.
Tekst: Kadri Penjam
ЧИТАТЬ НА РУССКОМ →
Чтобы планирование, подготовка и оформление тендера на закупки прошли гладко и чтобы все стороны остались довольны конечным результатом, то об этом следует подумать заранее.
Лаура Сулин, руководитель отдела закупок юридического отдела, объясняет, на что нужно обращать внимание на различных этапах процесса закупок. «Может показаться, что мы иногда слишком вдаемся в детали, а иногда наши коллеги не понимают, почему та или иная деталь так важна, но на самом деле советы и вопросы, которые мы даем, отвечают интересам каждого», — считает Лаура Сулин. При подготовке тендера важно помнить о нескольких вещах, чтобы избежать каких-либо вопросов или проблем, которые могут возникнуть позже.
Вот несколько рекомендаций коллегам по части того, чтобы закупки проходили более гладко:
Все начинается с плана закупок
Уважаемые коллеги, у отдела закупок, как и у всех нас, много дел. Для того, чтобы планировать свою работу, следить за тем, чтобы все необходимые закупки проводились бесперебойно, а также учитывались в бюджете, есть план закупок. На этот год он был утвержден правлением в начале года, и хотя план закупок по уважительным причинам можно дополнять в течение года, это будет уже более сложный процесс, требующий одобрения правления. Поэтому, пожалуйста, учитывайте данные плана закупок при планировании всех мероприятий, связанных с ними. Сроки, связанные с планом закупок, предназначены для облегчения процесса и обеспечения бесперебойной работы, и, прежде всего, для обеспечения того, чтобы все закупки, запланированные на этот год, были завершены.
Подумайте уже сегодня о своих будущих потребностях
Именно потому, что подготовка плана закупок на 2024 год уже не за горами, а время бежит быстро, стоит уже сегодня подумать о том, какие потребности в работе вашего отдела возникнут в следующем году (или будет необходимо составить тендер и заключить договор, покрывающий потребности нескольких лет?) и провести необходимые приготовления. Запишите сегодня свои мысли, спланируйте как закупки, так и бюджет. Мы здесь, в отделе закупок, для того, чтобы помочь вам советом и делом, смелее приходите и спрашивайте.
Техническое описание – важная часть закупки
При подготовке тендера крайне важно подробно расписать его техническую, или содержательную сторону, и продумать объем тендера так, чтобы было охвачено все необходимое. Это поможет избежать дальнейших недоразумений как внутри предприятия, так и с партнером по договору. При составлении технического описания подумайте также о стоимости деталей закупки, которые должна предоставить предлагающая сторона, и, при необходимости, примите также во внимание последующие услуги и расходы, такие как техническое обслуживание или запасные части. Стоит помнить, что TLT никогда не платит за товар/услугу заранее, а золотое правило закупок заключается в том, что закупщику всегда лучше немного задолжать подрядчику (например, гарантии исполнения; оплата, когда все будет готово и т. д.), чтобы подрядчик был мотивирован завершить договор корректно.
При проведении исследований рынка информация будет раскрыта позже в ходе тендера
Перед подготовкой тендера допускается проведение исследования рынка, но в этом случае стоит помнить, что в дальнейшем при проведении тендера необходимо раскрывать всю информацию о тендере, полученную участниками исследования рынка. Проведя тендер, следует учитывать, что он не должен быть составлен таким образом, чтобы какое-либо конкретное предприяие находилось в преимуществе. Кроме того, после проведения исследования рынка должно быть предоставлено немного больше времени, чем установленный законом минимум, для внесения предложения в закупку, цель которого заключается в обеспечении как можно более равного отношения ко всем предлагающим участникам.
Планируя тендер на закупку, узнайте, чем занимаются ваши коллеги
Действительно, у нас большое предприяие, и не всегда один знает, чем другой занимается в своем отделе. Однако, прежде чем приступить к подготовке тендеров, необходимо пообщаться с коллегами и выяснить, что кто-то другой уже не спланировал тендер с аналогичным содержанием, а, возможно, даже провел тендер на тот же товар или услугу, что в свою очередь может означать обязанность суммрования тендеров. Как правило, целесообразно объединить усилия и запланировать одну большую закупку вместо нескольких более мелких.
Если вам нужна помощь в подготовке тендераов на закупки, вы хотите с кем-то обсудить или поделиться своими мыслями, то можно обратиться в отдел закупок, и мы вместе найдем решение.
